Mitä messuosastolle tapahtuu messujen jälkeen ja kannattaako kaikkea rakentaa aina uudestaan?
Messujen päätyttyä osasto puretaan, materiaalit pakataan ja tapahtuma jää taakse. Monessa tapauksessa samaa messuosastoa voidaan käyttää uudelleen ainakin osittain. Se riippuu kuitenkin siitä, millaiseksi kokonaisuus on alun perin suunniteltu ja millaisia tavoitteita tulevilla tapahtumilla on.
Kaikkia messuosastoja ei rakenneta vain yhtä tapahtumaa varten
Messuosaston käyttöikä vaihtelee paljon toteutuksesta riippuen. Osa osastoista suunnitellaan selkeästi tiettyä kampanjaa, lanseerausta tai yksittäistä tapahtumaa varten. Toisinaan taas tavoitteena on rakentaa kokonaisuus, jota voidaan hyödyntää useissa eri tapahtumissa vuosienkin ajan.
Uudelleenkäytettäviä elementtejä voivat olla esimerkiksi modulaariset messurakenteet, kalusteet, esittelytiskit, valolaatikot sekä erilaiset kangas- ja grafiikkapinnat. Joissain tapauksissa riittää, että tapahtumakohtaiset viestit tai kuvat päivitetään, kun taas muu kokonaisuus säilyy samana.
Uudelleenkäyttö kannattaa huomioida jo suunnitteluvaiheessa
Jos yritys osallistuu messuille säännöllisesti, uudelleenkäyttö kannattaa ottaa mukaan suunnitteluun heti projektin alussa. Tällöin voidaan miettiä esimerkiksi sitä, millaisissa tapahtumissa osastoa tullaan käyttämään tulevaisuudessa, kuinka helposti ilmettä voidaan päivittää ja miten rakenteet mukautuvat erilaisiin osastopaikkoihin.
Usein pienilläkin ratkaisuilla voidaan lisätä osaston käyttöikää merkittävästi. Samalla tulevien tapahtumien valmistelu helpottuu, kun kaikkea ei tarvitse suunnitella tai valmistaa uudelleen.
Sama runko voi toimia erilaisissa tapahtumissa
Moni yllättyy siitä, kuinka erilaisiin tapahtumiin samaa osastoa voidaan hyödyntää. Yrityksellä voi olla käytössään tunnistettava perusrakenne, jota muokataan tapahtuman mukaan. Yhdessä tapahtumassa painotetaan uusia tuotteita, toisessa palveluita ja kolmannessa rekrytointia. Vaikka viesti muuttuu, kaikkea ei tarvitse vaihtaa. Tämä auttaa myös säilyttämään yrityksen ilmeen yhtenäisenä eri tapahtumissa.
Entä mitä osastolle tapahtuu messujen jälkeen?
Kun messut päättyvät, modulaariset messurakenteet ja materiaalit voidaan varastoida tulevia tapahtumia varten joko messuosaston toteuttajan tai yrityksen omissa tiloissa. Samalla voidaan arvioida, mitkä elementit kannattaa säilyttää sellaisenaan ja mitä mahdollisesti päivitetään seuraavaa tapahtumaa varten.
Joskus osastoa käytetään seuraavan kerran lähes muuttumattomana. Toisinaan siitä rakennetaan uusi versio hyödyntämällä aiemmin toteutettuja rakenteita.
Uudelleenkäyttö voi tuoda säästöjä ja joustavuutta
Kun kaikkea ei tarvitse toteuttaa alusta asti jokaiseen tapahtumaan, voidaan säästää sekä aikaa, ympäristöä että kustannuksia. Lisäksi tulevien messuprojektien suunnittelu on usein nopeampaa, kun käytössä on jo valmiita elementtejä.
Uudelleenkäyttö tukee myös vastuullisempaa toimintaa, sillä käyttökelpoisia materiaaleja ei tarvitse korvata uusilla jokaisen tapahtuman yhteydessä.
Jokainen messuprojekti on kuitenkin erilainen
Vaikka messuosaston uudelleenkäyttö on usein mahdollista, yhtä oikeaa ratkaisua ei ole. Joskus täysin uusi toteutus palvelee yrityksen tavoitteita parhaiten. Toisinaan taas järkevin vaihtoehto on rakentaa kokonaisuus, jota voidaan hyödyntää useissa tapahtumissa.
Tärkeintä on miettiä jo suunnitteluvaiheessa, millaisia tarpeita yrityksellä on nyt ja tulevaisuudessa. Näin voidaan löytää ratkaisu, joka tukee sekä tapahtuman tavoitteita että pidemmän aikavälin käyttöä.
Suunnitteletko osallistumista tuleville messuille?
Messuosaston ei aina tarvitse olla kertakäyttöinen ratkaisu. Kun tulevat tarpeet huomioidaan jo suunnitteluvaiheessa, voidaan rakentaa kokonaisuus, joka palvelee myös seuraavissa tapahtumissa. Ota yhteyttä, niin suunnitellaan yrityksellesi toimiva kokonaisuus.
Lue myös:
