Messuprojektin eri vaiheet suunnittelusta purkuun

Valmis messuosasto on vain yksi osa kokonaisuutta. Ennen messupäiviä tehdään paljon suunnittelua, valmistelua ja tuotantoa, jotta kaikki on valmiina oikeaan aikaan.

Vaikka projektien sisältö vaihtelee, etenevät ne yleensä samankaltaisten vaiheiden kautta. Tässä artikkelissa käymme läpi, mitä matkan varrella tapahtuu.

1. Alkukartoitus ja tavoitteiden määrittely
Messuprojekti alkaa keskustelulla siitä, mitä messuosastolta halutaan.

Suunnittelun lähtökohtina ovat esimerkiksi:
• messujen luonne ja kohderyhmä
• osaston koko ja sijainti
• yrityksen tavoitteet messuille
• esiteltävät tuotteet tai palvelut
• budjetti ja aikataulu

Mitä tarkemmin tavoitteet ovat tiedossa alussa, sitä paremmin osasto voidaan suunnitella tukemaan niitä.

2. Ensimmäinen suunnitelma ja tarjous
Alkukartoituksen pohjalta laaditaan ensimmäinen osastosuunnitelma.

Tässä vaiheessa hahmotellaan esimerkiksi:
• osaston rakenne ja tilankäyttö
• visuaalinen ilme
• kalusteet
• mahdolliset esittelyalueet ja neuvottelutilat
• grafiikat ja näkyvyys

Suunnitelman yhteydessä laaditaan myös tarjous, jonka pohjalta projektia voidaan lähteä viemään eteenpäin.

3. Suunnitelman viimeistely ja aineistojen valmistelu
Harva messuosasto valmistuu täysin ensimmäisellä kierroksella.
Suunnitelmaa tarkennetaan yhdessä asiakkaan kanssa ja tarvittaessa tehdään muutoksia esimerkiksi rakenteisiin, kalusteisiin tai grafiikoihin. Samalla kerätään ja valmistellaan osastolla käytettävät kuva-aineistot, tekstit ja muu materiaali.

Jos projektin sisältö muuttuu merkittävästi, päivitetään tarjous tässä kohtaa vastaamaan lopullista toteutusta.

4. Tuotanto
Kun suunnitelma on hyväksytty, siirrytään tuotantovaiheeseen.
Tällöin valmistetaan osaston rakenteet, tulosteet, kalusteet ja muut projektin osat. Samalla huolehditaan käytännön järjestelyistä sekä messujärjestäjän vaatimiin tilauksiin liittyvistä asioista.
Hyvin valmisteltu tuotantovaihe auttaa varmistamaan, että kaikki on valmiina ennen messujen alkua.

5. Kuljetus, rakennus ja osaston luovutus
Ennen tapahtumaa osastorakenteet ja muut sovitut elementit kuljetetaan messupaikalle ja rakennetaan valmiiksi. 

Rakennusvaiheeseen kuuluu tyypillisesti:
• rakenteiden pystytys
• grafiikoiden asennus
• kalusteiden sijoittelu
• valaistus ja viimeistely

Osasto luovutetaan asiakkaalle sovitun aikataulun mukaisesti ennen tapahtuman alkua, jotta omien tuotteiden esillepanoon ja muiden yksityiskohtien viimeistelyyn jää riittävästi aikaa.

6. Purku messujen jälkeen
Messujen päätyttyä osasto puretaan ja rakenteet kuljetetaan pois. Mikäli osastoa tai sen osia halutaan hyödyntää myöhemmin uudelleen, voidaan niiden säilytyksestä sopia erikseen asiakkaan tarpeiden mukaan.

7. Mahdollinen loppupalaveri ja jatkosuunnitelmat
Joissakin projekteissa messujen jälkeen käydään vielä yhteinen loppupalaveri.

Tällöin voidaan arvioida esimerkiksi:
• miten tavoitteet toteutuivat
• mikä osastolla toimi hyvin
• mitä seuraavalla kerralla voitaisiin tehdä toisin

Usein parhaat messuosastot kehittyvätkin tapahtuma tapahtumalta kokemusten pohjalta.

Suunnitteletko osallistumista messuille?
Messuprojekti koostuu monesta vaiheesta, mutta hyvin suunniteltuna kokonaisuus etenee sujuvasti alusta loppuun. Kun suunnittelu aloitetaan ajoissa, jää enemmän aikaa kehittää osastosta toimiva, näyttävä ja yrityksen tavoitteita tukeva kokonaisuus.

Ota yhteyttä, niin suunnitellaan yhdessä seuraava messuprojektinne.

Lue myös:

Millainen on hyvä messuosasto?
Kuinka aikaisin messuosasto kannattaa tilata?